Công suất phòng là gì?

Công suất phòng, hay công suất buồng là số liệu so sánh kết quả số buông phòng bán thành công và số buồng phòng hiện có của khách sạn, khách sạn. Công suất phòng có thể tính theo từng ngày, hoặc theo từng thời kỳ, giai đoạn nhất định.

 

Công suất phòng đóng vai trò gì?

Chỉ số này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiện trạng hoạt động của homestay và khách sạn, khách sạn đang diễn ra như thế nào, bán được bao nhiêu phòng trên tổng số phòng hiện có. Từ chỉ số công suất phòng này, người quản lý sẽ có những biện pháp, chính sách về giá phòng hoặc dịch vụ đi kèm, nhằm kích thích hoặc thu hút việc bán phòng.

Nhiều quản lý chỉ quan tâm đến doanh thu, lợi nhuận, lượng khách đặt phòng nhưng không tính toán đến công suất phòng trong quá trình đánh giá hiệu quả kinh doanh. Điều này dễ dẫn đến những sai lầm, ảo tưởng hoặc nhận định sai lệch không đáng có. Công suất phòng có ý nghĩa rõ ràng trong việc nhận định nguồn lực hiện có (số lượng phòng) có được sử dụng hết hay không, và có thường xuyên quá tải hay không.

Không sử dụng hết phòng, tiềm ẩn rủi ro về hao hụt tài nguyên, bởi khách sạn vẫn sẽ phải tốn một khoản chi phí nhất định để duy trì hiện trạng của phòng ngay khi không có khách đến ở. Nếu điều này duy trì đủ lâu, trên một số lượng phòng đủ lớn, thì những chỉ số như doanh thu, khách đặt phòng cao cũng không thể nào bù lắp, và đem lại lợi nhuận như mong muốn.

Thường xuyên quá tải công suất phòng, sẽ dễ dẫn đến tình trạng overbooking, đây được xem là vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến uy tín và doanh thu của khách sạn. Bởi nó không chỉ là vấn đề về cách vận hành, mà còn là trải nghiệm của khách hàng, bởi nếu họ cảm thấy không thoải mái với việc đặt phòng và đến ở, thì sẽ không có chuyện quay trở lại.

 

Công suất phòng chuẩn cho khách sạn là như thế nào?

Trên thực tế, sẽ không có một công suất phòng nào chuẩn, áp dụng cho tất cả các mô hình khách sạn đang có, dù là tương đồng về quy mô, giá tiền hay trải nghiệm. Sự phù hợp giữa công suất phòng và mô hình đang có nằm ở việc bạn muốn bán phòng như thế nào, mô hình đang vận hành ra sao và sẽ cần bao lâu để thu hồi lại vốn.

Ví dụ, khách sạn của bạn đang có 10 phòng, đáp ứng được cho tối đa 26 người, 7 phòng đơn cho 2 người, 3 phòng dorm cho 4 người. Giá phòng đơn là 300.000 đồng cho mỗi đêm, giá phòng dorm là 50,000 vnđ/ người/ giường.

  • Tình huống thứ nhất, công suất phòng là 0.5, bán 5 phòng đơn (10 người) thu về 1.500.000 đồng cho mỗi ngày.
  • Tình huống thứ hai, công suất phòng là 0.7, bán 5 phòng đơn (10 người) và 2 phòng dorm (8 giường), thu về 1.900.000 đồng cho mỗi ngày.

Thoạt nhìn, chúng ta sẽ thấy tình huống thứ hai thì công suất phòng cao hơn, doanh thu cũng lớn hơn. Nhưng nếu đánh giá thêm mức giá bình quân cho mỗi khách, thì tình huống đầu là 150.000 đồng, và thứ hai là 105.000 đồng, thu vào ít hơn nghĩa rằng biên lợi nhuận sẽ thấp hơn, và khách sạn sẽ chịu rủi ro lỗ nhiều hơn.

 

Do đó, các khách sạn cần tính toán công suất phòng dựa trên tiềm lực tài chính, khả năng thu hồi vốn và sinh lời trong bao lâu của khách sạn để đánh giá và xây dựng công suất phòng cho phù hợp với mô hình của mình.

Làm cách nào để bảo vệ hoạt động kinh doanh khách sạn mùa Covid-19?

Cùng tìm hiểu những giải pháp để bảo vệ hoạt động kinh doanh khách sạn trong mùa Covid-19, và sau khi dịch được kiểm soát trong bài viết sau.

 

Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí

Khi đặt phòng giảm, các khách sạn cần linh hoạt và chủ động trong việc tiến hành kiểm soát các khoản thu chi một cách chặt chẽ, tránh những thất thoát. Tuy nhiên, các chủ khách sạn cũng cần cân nhắc về việc cắt giảm chi phí sao cho phù hợp, không làm ảnh hưởng đến việc duy trì kinh doanh và giá trị thương hiệu của khách sạn về lâu, về dài.

Dựa trên một dự báo nhu cầu được cung cấp bởi hệ thống quản lý doanh thu mà qua đó có thể giúp khách sạn cải thiện tình hình kinh doanh bằng cách giảm bớt tình trạng phòng trống, tăng doanh thu và giảm chi phí.

 

Chuẩn bị các chiến lược khi khách sạn bước vào giai đoạn phục hồi nhanh chóng

Mặc dù sự bùng phát dịch Covid-19 ảnh hưởng trực tiếp đến lượng đặt phòng nhưng các khách sạn nên xem đây là một cơ hội để đánh giá lại tình hình kinh doanh của khách sạn mình.

Đây là cơ hội cho các khách sạn thu hút các thị trường khách du lịch mới và mở rộng hợp tác với nhiều công ty du lịch lữ hành trong và ngoài nước.

 

Luôn trong tư thế sẵn sàng và chủ động trong việc dẫn đầu kinh doanh

Có thể nói, đại dịch Covid-19 gây nhiều thiệt hại đển ngành du lịch và kinh doanh khách sạn. Do vậy, các chủ đầu tư cũng như các nhà quản lí khách sạn cần phải chủ động trong việc phát triển chiến lược kinh doanh nhằm đối phó những ảnh hưởng do Covid-19 gây nên.

 

Với những kế hoạch trên để bảo vệ hoạt động kinh doanh cho khách sạn cùng với việc đầu tư vào các cơ hội trong tương lai thông qua việc đào tạo nhân viên và nâng cấp cơ sở hạ tầng. Các khách sạn chắc chắn sẽ tăng được lợi thế cạnh tranh khi thị trường du lịch phục hồi và phát triển trở lại.

Kinh doanh khách sạn cần gì mùa Covid-19?

Làm cách nào để bảo vệ hoạt động kinh doanh khách sạn mùa Covid-19, khi mà làn sóng Covid-19 đang diễn biến phức tạp, và thích ứng an toàn với dịch để khôi phục hoạt động kinh doanh khách sạn hiệu quả? Tham khảo nhanh bài viết sau để có câu trả lời.

 

Khắc phục nhu cầu bị giảm sút và dự đoán doanh thu có thể phục hồi trở lại

Điều quan trọng khi khắc phục những khó khăn do ảnh hưởng từ Covid-19 là các chuỗi khách sạn cần phải tận dụng, khai thác các thị trường khách du lịch ở nhiều quốc gia trên toàn khu vực châu Á – Thái Bình Dương nhằm hạn chế những ảnh hưởng nặng nề ở quốc gia này hoặc quốc gia khác.

Đối với những khách sạn vừa và nhỏ, ảnh hưởng có thể thấy thông qua sự gia tăng lượng khách hàng hủy chỗ nghỉ cũng như các sự kiện đã đặt trước đó.

Đối với những booking đặt phòng, cung cấp cho khách nhiều sự lựa chọn như bao gồm ghi chú thẻ tín dụng hoặc các gói ưu đãi chào mừng khách trở lại nhằm có thể giữ khách dài hạn.

Đối với những hội nghị hay event, các hoteliers giữ liên hệ và tương tác với các đơn vị tổ chức sự kiện để trì hoãn, dời lại ngày tổ chức thay vì chấp nhận yêu cầu hủy của khách hàng ngay lúc đó.

Đối với các tập đoàn khách sạn lớn cần xem xét lại tình hình kinh doanh của tập đoàn và thị trường nguồn khách. Bằng cách đánh giá toàn bộ nguồn khách và nhận dạng tiềm năng cũng như nhu cầu của nguồn thị trường khách hàng.

 

Dự đoán nhu cầu của khách du lịch trong tương lai và xây dựng chiến lược phù hợp

Cũng nên chú ý rằng việc giảm giá có thể mang lại sự tăng nhanh về số lượng đặt phòng nhưng chúng cũng có thể gây ra thiệt hại lâu dài cho bất kỳ khách sạn nào áp dụng chiến lược này. Việc khách sạn đối mặt với thị trường nhu cầu du lịch ngày một giảm bằng cách giảm giá phòng cũng là thách thức lớn đối với chính doanh nghiệp khách sạn khi nhu cầu tăng trở lại.

Các chủ khách sạn nên chú ý tập trung đến việc lập cơ hội cạnh tranh cho chính khách sạn mình bằng cách tổng hợp các báo cáo từ các dữ liệu dịch vụ như tỷ lệ thu mua và STR (tỷ lệ bán phòng).Các khách sạn cần phải điều chỉnh giá hợp lý theo xu hướng giá phòng chung trong địa bàn thành phố và thay đổi mức giá phù hợp với các đầu mối thị trường đang hợp tác.

Việc sử dụng một hệ thống quản lí doanh thu chặt chẽ và chính xác kết hợp với mô hình tự động đánh giá và phân tích về những điều sắp xảy ra (What–If Analysis) sẽ giúp các khách sạn đưa ra định hướng tốt nhất về thay đổi giá và các chương trình khuyến mãi.

 

Như vậy, các khách sạn cần có những chiến lược, giải pháp riêng biệt, phù hợp với quy mô, cách thức vận hành để bảo vệ hoạt động kinh doanh vượt qua mùa dịch.

9 cách tối ưu các kênh OTA đã được chứng minh hiệu quả

Tối ưu hóa kênh OTA là một trong những chiến lược giúp đem lại doanh thu nhiều và nhanh cho khách sạn. Nhưng làm thế nào để điều hướng và giữ được vị trí hiển thị trên trang nhất của OTA? Bài viết sau đây sẽ cung cấp 9 cách để bạn thực hiện, và  nó đã được chứng minh về tính hiệu quả.

 

  1. Kết nối với các nhà quản lý thị trường OTA mà khách sạn đang đăng ký

OTA mang lại giá trị to lớn, khách sạn có thể nhận được giá trị tốt nhất thông qua mối quan hệ với các quản lý thị trường.

 

  1. Nhận thức OTA là một kênh Marketing và bán phòng cho khách sạn

Hình ảnh có chất lượng tốt, mô tả càng đúng chi tiết phòng khách sạn của bạn phải được cung cấp một cách đầy đủ. Và, hãy đảm bảo rằng khách sạn có nhiều chính sách hoàn, hủy và nhận phòng linh hoạt.

 

  1. Cập nhật tình trạng phòng trống trên các OTAs tương tự như trên website khách sạn cũng như các kênh khác

Số lượng phòng trống là rất quan trọng là bởi vì nó sẽ thay đổi liên tục, đặc biệt là trong thời gian cao điểm hoặc theo mùa, bạn cần phải luôn luôn đảm bảo rằng nó luôn đồng đều và chính xác trên tất cả các OTA của bạn.

 

  1. Quản lý thông minh các mức giá và khuyến mãi của bạn

Nếu bạn có nhiều chương trình khuyến mãi linh hoạt theo thời gian, chúng sẽ tạo ra nhiều cơ hội bán phòng hơn và khách sạn có thể dễ dàng bán được những phòng trống còn lại.

 

  1. Trả lời một cách cẩn thận các đánh giá của khách hàng

14% người tiêu dùng tin vào quảng cáo truyền thống, 92% người lại đánh giá cao các review. Các bài review tạo ra cảm giác “người thật việc thật”, hơn là sự đánh bóng do quảng cáo tạo nên.

 

  1. Xem xét trả phí quảng cáo

Dù việc quảng cáo không đảm bảo khách sạn sẽ có nhiều lượt đặt phòng hơn, nhưng nó sẽ làm khách sạn trên OTA ấn tượng hơn. Nếu nội dung quảng cáo chất lượng tốt, bạn sẽ thấy doanh thu và xếp hạng OTA của mình tăng lên.

 

  1. Tập trung vào các thị trường cụ thể

Xác định một thị trường cụ thể có nghĩa là bạn tác động đến ít khách hàng hơn. Nếu khách sạn tạo ra các sự kiện tương ứng mỗi giai đoạn và triển khai nhiều chiến dịch nhắm vào từng đối tượng hay thị trường cụ thể thì cũng sẽ thu về được nhiều booking chắc chắn hơn.

 

  1. Hiểu biết về đối thủ cạnh tranh

Phải biết các khách sạn đối thủ đang hoạt động như thế nào để xây dựng chính sách giá, điều chỉnh chiến lược bán phòng phù hợp.

 

  1. Xem xét ký kết thỏa thuận đối tác

Thông qua ưu tiên trong thỏa thuận đối tác, khi tối ưu hóa kênh OTA, xếp hạng khách sạn của bạn cao hơn để nhận được hoa hồng lớn hơn.

 

Tóm lại, có nhiều cách để tối ưu kênh bán phòng, giành được vị trí hiển thị ở trang đầu tiên trong quá trình tối ưu hóa kênh OTA. Câu hỏi thực sự là: Làm thế nào để bạn bảo vệ vị trí của mình một khi bạn có nó?

Những tính năng quan trọng mà phần mềm dọn phòng phải có

Lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý buồng phòng khách sạn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn là một lựa chọn kinh doanh đúng đắn. Theo thống kê, hơn một nửa số phản hồi tiêu cực mà khách sạn nhận được là chất lượng dịch vụ vệ sinh tại khách sạn đó.

 

Hệ thống tất cả trong một bao gồm tất cả các tính năng này được gói gọn trong một gói. Lợi ích chính ở đây là tất cả các hệ thống được tích hợp tự động để hoạt động liền mạch với nhau – và bạn có thể quản lý tất cả chúng từ một bảng điều khiển duy nhất, chuyển đổi giữa các chức năng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Một phần mềm dọn phòng tối thiểu cho khách sạn của bạn nên lưu ý

  • Có thể xem danh sách phòng và trạng thái của họ (nhận phòng, trả phòng, lưu trú…).
  • Có thể xem trạng thái dọn phòng của các phòng theo thời gian.
  • Nhân viên dễ dàng đánh dấu phòng là đã được dọn dẹp, thêm ghi chú và cung cấp thông tin chi tiết cho nhân viên dọn dẹp.
  • Khách sạn để in ra lịch trình dọn dẹp phòng, để cung cấp cho nhân viên dọn dẹp.
  • Truy cập bằng thiết bị di động.
  • Bạn phải lập kế hoạch trước.
  • Theo dõi tiến độ trên lịch biểu.

Checklist quản lý dịch vụ buồng phòng

  • 85% khách cho rằng sự sạch sẽ là trọng tâm chính của họ khi đọc các bài đánh giá của khách sạn.
  • Hãy làm cho công việc dọn phòng của bạn trở nên “vô hình” đối với khách.
  • Dịch vụ dọn phòng cần tạo ra một môi trường sạch sẽ, vệ sinh và thân thiện.
  • Một quy trình chung là dọn dẹp phòng, làm sạch phòng, thay thế vật dụng và sẵn sàng cho khách tiếp theo.
  • Nghiêm túc với công việc như thể khách đang đến thăm ngôi nhà thực tế.
  • Quản lý buồng phòng khách sạn của bạn nên được linh hoạt bởi ba nguyên tắc: sự ưu tiên, sự chuẩn bị và sự lâu dài.
  • Chú ý đến quản lý hàng tồn kho.
  • Nghiên cứu và thử nghiệm các sản phẩm khác nhau để có được nó tốt nhất.
  • Sử dụng phần mềm quản lý buồng phòng để giúp giảm tải công việc với tự động hóa các chức năng.
  • Các sản phẩm công nghệ “tốt nhất” trên thị trường giúp cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng, đơn giản và giá cả phù hợp.

Đây là chức năng, checklist quan trọng mà khách sạn cần có trong phần mềm quản lý buồng phòng khách sạn để bạn có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả làm việc và đem đến sự chuẩn bị tốt nhất cho khách nhận phòng.

Kinh nghiệm quản lý và dọn dẹp buồng phòng hiệu quả

Khi bạn lơ là trong việc quản lý buồng phòng hay chất lượng dịch vụ dọn phòng có dấu hiệu “trượt dốc” có thể gây ra mối đe dọa thực sự cho khách sạn của bạn. Đó là lý do tại sao bài viết này được đưa ra để giúp cho người quản gia hay housekeeper các vấn đề cần lưu ý trong quản lý buồng phòng khách sạn.

 

Dịch vụ dọn phòng trong khách sạn về cơ bản đã trở thành một nhiệm vụ vô hình. Nếu khách không bao giờ phàn nàn về tình trạng phòng hoặc dịch vụ lưu trú mà họ đang sử dụng, thì bạn đã thực hiện dịch vụ dọn phòng đúng.

 

Kinh nghiệm quản lý buồng phòng hiệu quả

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật chung để quản lý buồng phòng hiệu quả:

  • Đam mê với công việc như thể khách đang đến thăm nhà thực sự của bạn.
  • Làm sạch khu vực phòng ngủ trước khi làm sạch khu vực phòng tắm.
  • Sử dụng tấm bảo vệ nệm và /hoặc gối để giảm thời gian hao phí đồ dùng.
  • Đào tạo và thực hiện theo quy định an toàn vệ sinh lao động.
  • Thường xuyên đánh giá các quy trình.

Housekeeper cũng nên chú ý đến việc quản lý hàng tồn kho – Làm thế nào có thể tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc khi nói đến nguồn cung cấp vật tư cho mỗi phòng không? Hầu hết tất cả công việc quản lý buồng phòng khách sạn cũng nên được điều chỉnh bởi ba nguyên tắc: sự ưu tiên, sự chuẩn bị và sự lâu dài.

 

Mẹo dọn dẹp, sử dụng thiết bị chuyên dụng, tìm nguồn cung ứng vật tư vệ sinh phòng khách sạn

Dưới đây là một số mẹo làm sạch phòng khác mà bạn có thể thấy hữu ích:

  • Mở cửa sổ và cửa ra vào trước hoặc ngay cả trong quá trình dọn dẹp.
  • Đừng quên hút bụi cả đồ nội thất căn phòng.
  • Không bao giờ bỏ qua các khu vực nhỏ, hẹp hay khó tiếp cận.
  • Vệ sinh tất cả các khu vực, đặc biệt là các vật dụng như điện thoại hoặc điều khiển từ xa.
  • Khu vực sàn nhà cần làm sạch ít nhất hai lần – quét và lau.
  • Đặc biệt chú ý đến hệ thống thoát nước trong nhà bếp và phòng tắm.
  • Luôn kiểm tra các khu vực không thể nhìn thấy ngay trong phòng tắm.
  • Luôn quét bụi và làm sạch các thiết bị chiếu sáng.

Và đừng bao giờ quên kiểm tra lần cuối trước khi rời khỏi phòng sau khi hoàn thành công việc buồng phòng khách sạn. Du khách có thể nhướn mày khi phát hiện ra những vật dụng bổ sung trong phòng để ngăn chặn các nguy cơ gây hại như thuốc diệt nấm mốc.

Quản lý khách hàng cần đảm bảo những yếu tố nào?

Khách hàng là người trả tiền cho khách sạn, trả lương cho các nhân viên. Nên trải nghiệm của khách hàng được đảm bảo, các tình huống nảy sinh được xử lý tốt là điều cần quan tâm khi quản lý khách sạn hiệu quả.

 

Thái độ chuẩn mực với khách hàng và đồng nghiệp

Làm việc trong ngành dịch vụ, thái độ khi giao tiếp với khách hàng phải luôn chuẩn mực, đặt khách hàng làm trọng tâm, trải nghiệm lên hàng đầu.

Bên cạnh quản lý thái độ cho khách hàng, cũng cần chú ý đến thái độ giữa các nhân viên. Giao tiếp giữa đồng nghiệp, cấp trên lẫn cấp dưới đều phải dựa trên tinh thần tôn trọng, hợp tác và tin tưởng lẫn nhau.

 

Xử lý tình huống nhanh gọn, dứt khoát

Trên thực tế, các tình huống mới luôn nảy sinh mỗi ngày khi vận hành khách sạn. Tổng quan lại, khách sạn sẽ dễ gặp 3 loại tình huống sau khi quản lý, vận hành khách sạn:

  • Tình huống khách đặt phòng: Khách no show, dẫn thêm người…
  • Tình huống dịch vụ: Khách yêu cầu thuê xe, hoặc mua tour; khách phàn nàn rằng phòng bẩn, chưa dọn dẹp…
  • Tình huống an ninh: Khách gây rối, đánh người, đánh nhân viên, mất cắp…

Tuy tình huống thường đột xuất, nhưng khách sạn có quy trình xử lý. Quy trình càng chặt chẽ, việc xử lý càng dứt điểm, không dây dưa, giúp việc vận hành khách sạn hiệu quả hơn.

 

Sẵn sàng giao tiếp đa ngôn ngữ

Muốn giao tiếp chuẩn mực, lịch sự với khách hàng, nhân viên khách sạn cần phải trang bị tốt ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Thành thạo tiếng Anh, giúp các nhân viên giao tiếp tốt hơn, xử lý tình huống hoàn hảo và chất lượng hơn.

Môi trường làm việc trong khách sạn, từ lâu đã được xem là môi trường quốc tế, khi phải tiếp xúc với nhiều người, ở nhiều quốc gia khác nhau.

 

Có thể nói, khách hàng là yếu tố thử thách nhất của các khách sạn, khi không thể nào xác định được mình sẽ đón tiếp ai, và họ đem đến điều gì. Nhưng càng như vậy, khách sạn phải quản lý tốt hơn, hiệu quả  hơn các yếu tố khác như là nhân sự phụ trách, hệ thống khách sạn để đảm bảo mọi thứ vận hành được tốt nhất.

Làm thế nào để quản lý hệ thống khách sạn tốt hơn?

Hệ thống của khách sạn bao gồm nhiều yếu tố: bán phòng, nhân sự, thu chi, đối tác, chiến lược dài hạn… tùy vào cách vận hành cũng như quy mô của từng khách sạn.

 

Khai thác phòng, không gian tối ưu

Bán phòng là nguồn thu chính của khách sạn, khai thác không gian là nguồn thu phụ trợ và bị động.

Để bán phòng hiệu quả, chúng ta cần đến đảm bảo công suất công suất phòng. Để khai thác không gian khách sạn hiệu quả, cần phải xác định lợi thế của vị trí khách sạn.

Khách sạn cần cân bằng giữa việc kinh doanh và đem lại không gian cho khách hàng trải nghiệm. Quá tập trung vào bán hàng, mà quên đi trải nghiệm của khách hàng, thì họ sẽ không hào hứng quay lại, giới thiệu cho người khác lần sau.

 

Kiểm soát thu, chi chi tiết, tránh thất thoát

Khách sạn cần xây dựng bản tổng hợp biến động thu, chi theo từng thời điểm nhất định (ngày, tuần, tháng, quý…) giúp bộ phận kế toán và quản lý nắm được hoạt động kinh doanh của khách sạn đang diễn ra như thế nào, đem lại doanh thu ra sao và có khoảng, hạng mục nào đang bị thâm hụt, thất thoát.

Song song với điều này, người quản lý cũng cần theo dõi hệ thống vào từng thời điểm nhất định, để đánh giá hạng mục nào có khả năng sinh lời tốt, hạng mục nào nên hạn chế để tránh thua lỗ.

 

Dự báo xu hướng để đón đầu

Để quản lý khách sạn tốt và đem lại hiệu quả, một trong những yếu tố quan trọng, đó là tầm nhìn chiến lược, dự báo được xu hướng và đón đầu của người quản lý. Dự báo vừa là cách để khách sạn chuẩn bị, đón đầu những xu hướng diễn ra trong tương lai gần; vừa là cách để khách sạn khắc phục, cải thiện những chiến lược cũ trong quá khứ không đem lại hiệu quả như mong muốn.

Có nhiều phương pháp để dự báo xu hướng khi quản trị khách sạn, như là:

  • Sử dụng số liệu lịch sử.
  • Xem xét sự kiện.
  • Theo dõi xu hướng thị trường và đối thủ.
  • Làm việc với các bộ phận.

 

Kết nối với các đối tác để hỗ trợ khách hàng tốt hơn, chủ động hơn

Khách sạn cẩn xác định các đối tác quan trọng của mình, để liên kết, tăng nguồn lực vận hành, giúp khách sạn đáp ứng được nhiều hơn những nhu cầu, trải nghiệm của khách hàng.

Các đối tác mà khách sạn cần chú ý, có thể là:

  • Kênh bán phòng trực tuyến OTA.
  • Đơn vị thuê xe, taxi.
  • Chuỗi cung ứng.

 

Bên cạnh quản lý hệ thống, khách sạn cũng cần quản lý tốt thêm nhiều yếu tố khác trong hệ thống như nhân sự, khách hàng… để việc vận hành được hiệu quả hơn.

Làm thế nào để quản lý nhân sự khách sạn tốt hơn?

Nhân sự, với một số khách hàng thì đây là bộ mặt của khách sạn. Chính vì thế, cần phải quản lý nhân sự chặt chẽ, đảm bảo hiệu quả để góc nhìn từ phía khách hàng luôn tích cực và thiện cảm nhất.

 

Phân công trách nhiệm hiệu quả

Khách sạn cần quản lý công việc của từng bộ phận, nhân sự dựa trên bảng kế hoạch công việc, trong đó mô tả cụ thể nhiệm vụ, vai trò, thời gian đảm nhận và các bộ phận liên quan…

Nếu khách sạn ít nhân viên, các vị trí phải kiêm nhiệm như là lễ tân kiêm kế toán, buồng phòng kiêm phục vụ… thì phải đảm bảo rằng người đảm nhận có năng lực phù hợp để đảm nhận, để đảm bảo hiệu quả khi phụ trách.

 

Lương, phụ cấp xứng đáng, rõ ràng

Hãy đảm bảo rằng họ được trả lương xứng đáng cho công việc của mình. Khách sạn cần xây dựng chính sách lương hoàn chỉnh, chi tiết, đúng vị trí đúng năng lực, và đảm bảo cạnh tranh khi so với đối thủ.

Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được đãi ngộ, trả công xứng đáng cho công việc mình làm; mà còn tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên, và giữa các khách sạn với nhau để phát triển sức mạnh của nguồn lao động hiện có.

 

Môi trường làm việc thân thiện, an toàn

Khi một người được đặt đúng vị trí, làm đúng việc mà mình làm tốt, và nhận lấy phần thưởng (lương, phụ cấp) tương ứng, thì họ sẽ khó nảy sinh ý kiến tiêu cực, hằn học, tị nạnh với người khác.

Tất nhiên rằng, sẽ có những rủi ro nhất định khi có những nhân viên “làm rầu nồi canh”, ảnh hưởng đến uy tín của khách sạn. Việc của người quản lý lúc này, là thanh lọc, loại trừ và hạn chế những thành phần tiêu cực đó, để bộ máy nhân sự luôn vận hành đúng như những gì mình muốn.

 

Tạo cơ hội thăng tiến cho tất cả mọi người

Thiếu ghi nhận nỗ lực, quá trình phát triển của nhân viên và cụ thể hóa bằng hành động (tăng lương, đề bạt vị trí…) sẽ khiến nhân sự của khách sạn bạn “chảy máu chất xám”, nhân viên sẽ rời bỏ và đi đến nơi có cơ hội phát triển tốt hơn, lương hấp dẫn hơn cho năng lực của họ.

Chính vì thế, khách sạn cần xây dựng, làm rõ tư tưởng với nhân viên về các đợt xét duyệt tăng lương (6 tháng, hay mỗi năm 1 lần), trách nhiệm và năng lực cho các vị trí cao hơn… để nhân viên căn cứ mà phấn đấu và xây dựng mục tiêu.

 

Bên cạnh quản lý nhân sự, khách sạn cũng cần quản lý tốt thêm nhiều yếu tố khác trong hệ thống để việc vận hành được hiệu quả hơn.

Giải pháp chuyển đổi số quản lý khách sạn cho giai đoạn phục hồi

Đối với việc quản lý khách sạn, chuyển đổi số là “con đường” ngắn nhất trong quá trình hồi phục kinh doanh sau dịch bệnh. Bài viết sau sẽ nêu ra các lý do vì sao doanh nghiệp kinh doanh khách sạn cần áp dụng công nghệ trong việc quản lý.

 

Xu hướng chuyển đổi số trong quản lý khách sạn

Gần 90% doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi số. Hơn 30% lãnh đạo các doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số đóng vai trò sống còn của doanh nghiệp. Tổng doanh thu cho ngành du lịch giảm hơn 50% so với 2019, hầu hết các cơ sở lưu trú bị đóng cửa.

Trước bối cảnh còn nhiều khó khăn, dịch bệnh chưa có nhiều chuyển biến tích cực, vì vậy để ứng phó, người làm du lịch, khách sạn cần nỗ lực, thích nghi để vượt qua khó khăn. Các giải pháp cũng cần thay đổi cho phù hợp với bối cảnh thực tế, tóm lại hành động và đổi mới là việc làm cần thiết ngay lúc này.

 

Lợi ích khi ứng dụng chuyển đổi số quản lý khách sạn cho giai đoạn phục hồi

  • Quản lý công việc từ xa: Thông qua máy tính, smartphone, bạn có thể theo dõi và giải quyết được công việc của mình một cách nhanh chóng.
  • Tiết kiệm chi phí quản lý: Không còn phải đau đầu tính toán các vấn đề tuyển dụng nhân sự. Công nghệ ngày càng phát triển và có thể thay thế vị trí con người trong một số công việc nhất định.
  • Tăng doanh thu: Khách hàng trên khắp mọi nơi có thể tìm thấy thông tin khách sạn của bạn từ đó thương hiệu khách sạn được nhiều người biết đến.
  • Dữ liệu khách hàng: Cá nhân hóa các gói dịch vụ, tạo ra các ưu đãi dựa trên các sở thích của khách hàng tốt hơn.

 

Làm thế nào để chuyển đổi số cho doanh nghiệp khách sạn?

Các khách sạn vừa và nhỏ, homestay, villa… lựa chọn chuyển đổi số bằng sử dụng các nền tảng, dịch vụ hay phần mềm quản lý có sẵn. Tuy nhiên, để sử dụng, vận hành các phần mềm được viết sẵn, người chủ quản lý khách sạn phải có sự đầu tư về thời gian, tiền bạc.

Cho nên, giải pháp phù hợp hơn là sử dụng Hệ thống quản lý khách sạn (PMS). Đây là giải pháp giúp khách sạn vừa và nhỏ có thể điều hành hiệu quả khách sạn của mình. Hệ thống quản lý khách sạn Blue Jay PMS tự động đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều bộ phận: lễ tân, buồng phòng, sales & marketing, bộ phận kế toán… giúp giảm thời gian thao tác, trao đổi nhưng hiệu quả vẫn được đảm bảo.

Dữ liệu của khách sạn được lưu trữ, trích xuất từ hệ thống PMS (Properties management system), tự động phân phối dữ liệu trên hệ thống CMS (channel manager), và thiết lập hay tạo ra sản phẩm trên hệ thống đặt phòng trực tiếp (Booking engine). Quá trình này diễn ra liền mạch, đồng nhất và đem lại hiệu quả trực tiếp: tăng lượng đặt phòng.

 

Tổng quan lại, việc chuyển đối số trong quản lý khách sạn là xu hướng hiện nay. Nếu doanh nghiệp hay khách sạn của bạn không lập tức hành động và đổi mới nguy cơ thất bại là vấn đề sớm muộn.

Blue Jay PMS đồng hành cùng các khách sạn mùa dịch như thế nào?

Blue Jay PMS là giải pháp toàn diện, hỗ trợ cho các khách sạn mùa dịch trong việc quản lý và vận hành. Trong mùa dịch, nhiều khách sạn phải thay đổi để thích ứng, Blue Jay PMS trong tình huống đó đã có nhiều sự hỗ trợ, đồng hành để giúp cả hệ thống được vận hành hiệu quả, giảm đi những tác động không mong muốn từ mùa dịch.

 

Sự đồng hành về mặt hệ thống vận hành

Blue Jay PMS là nền tảng hỗ trợ quản lý, vận hành khách sạn với nhiều tính năng vượt trội khi so cùng đối thủ đang có trên thị trường, và đang vận hành ổn định ở hơn 100 khách sạn, villa, homestay các quy mô trên cả nước.

Hệ thống quản lý này tạo nên môi trường làm việc từ xa có hiệu quả, tự động hóa để giảm thời gian làm việc, nhưng vẫn nâng cao được hiệu quả.

4 nhóm giải pháp mà Blue Jay PMS cung cấp đến các doanh nghiệp mảng lưu trú, bao gồm:

  • Bluejay PMS – Hệ thống quản lý khách sạn thông minh trên Cloud.
  • Channel Manager – Tự động hóa quản lý kênh OTA.
  • Hotel Website – Làm chủ thương hiệu online của khách sạn.
  • Booking Engine – Cỗ máy đặt phòng đơn giản 3 bước.

Bằng chính sách giá theo sát quy mô, công suất phòng của từng khách sạn, mà các khách sạn theo mô hình khởi nghiệp sẽ cân đối, sử dụng chi phí hiệu quả hơn.

 

Sự đồng hành về mặt dịch vụ

Blue Jay PMS vận hành song song giữa việc cung ứng sản phẩm, và giải quyết những vấn đề mà khách hàng gặp phải. Nhiều khách sạn với những cơ cấu riêng biệt, không đồng nhất như đa số các khách sạn thông thường khác, cho nên – họ luôn cần những giải pháp riêng biệt, hoặc hệ thống được xây dựng riêng biệt để đáp ứng nhu cầu.

Hệ thống song hành cùng các khách sạn như vậy, khi liên tục giải quyết những vấn đề, xuất phát từ nhu cầu thực tế, cũng như kỳ vọng để việc vận hành được ổn định, liền lạc hơn.

 

Sự hiện diện thương hiệu trên mạng

Blue Jay PMS cung cấp các giải pháp xây dựng thương hiệu trên không gian mạng cho các khách sạn như miễn phí thiết kế website và duy trì tên miền khi đăng ký sử dụng, để qua đó mà tăng nhận diện trong tâm trí của khách hàng.

Song song với điều này, Blue Jay PMS còn tích hợp Booking Engine vào mỗi website, để thông qua đó làm giảm khả năng cạnh tranh với các đối thủ, và năng tỷ lệ đặt phòng khi khách hàng tìm kiếm thông tin.

 

Có thể nói, đại dịch Covid-19 gây nhiều thiệt hại đến ngành du lịch và kinh doanh khách sạn, do thế mà sự chung tay, đồng hành để khách sạn mùa dịch có thể vượt qua trong giai đoạn này là hết sức quan trọng. Với vai trò là một giải pháp giúp quá tình vận hành, hoạt động của các khách sạn diễn ra liền mạch và ổn định hơn, Blue Jay PMS đã và đang tạo nên nhiều bước tiến, hành động để cùng đi qua khó khăn.

Chiến lược bán phòng đa kênh hiệu quả cho các khách sạn

Để tăng hiệu quả và tối ưu nguồn lực, các khách sạn hãy kết hợp các kênh bán phòng hiện có, tận dụng chiến lược bán phòng đa kênh để tận dụng những ưu điểm, hạn chế nhược điểm và tăng doanh thu một cách tối đa.

 

OTA là kênh bán phòng đa kênh trọng tâm

OTA cần được xác định là kênh bán phòng trọng tâm, đem lại nhiều lượt booking nhất cho khách sạn. Bởi thông qua đó, khách sạn có thể phát triển nhanh việc bán phòng, tiếp cận hiệu quả và chuyển đổi được nhiều nhất các khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó, còn xác định đúng kênh OTA để phát triển, dựa trên mô hình vận hành của khách sạn. Song song với đó, là kết hợp với website để tạo nên, và tận dụng hiệu quả hiệu ứng Billboard để thu hút, điều hướng và thúc đẩy khách hàng đặt phòng.

 

Website là kênh bán phòng đa kênh chính thức

Website quan trọng với khách sạn, bởi đây là kênh thông tin chính thức, là nơi mà khách hàng tìm đến để tìm câu trả lời cho những thắc mắc khi muốn đặt phòng của mình.

Chính vì thế, khách sạn cần tìm kiếm, lựa chọn đơn vị xây dựng, vận hành website chất lượng, uy tín để phát triển nội dung – nếu như không có kinh nghiệm trong vấn đề này. Việc lựa chọn đơn vị “chuẩn”, sẽ giúp khách sạn tiết kiệm được nguồn lực, thời gian tìm hiểu mà vẫn đảm bảo được hiệu quả như mong muốn.

 

Duy trì các kênh bán phòng đa kênh truyền thống

Đối với những khách sạn không có vị trí thuận lợi, nhưng những kênh bán phòng đa kênh truyền thống như qua điện thoại, email, công tác… chiến vị trí quan quan trọng không kém và đa dạng nguồn khách.

 

Như vậy, khách sạn cần kết hợp linh hoạt giữa các kênh bán phòng, tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của chúng để bán phòng được hiệu quả và tối ưu nhất.

Chiến lược bán phòng qua Website hiệu quả cho các khách sạn

Website là kênh thông tin uy tín, chính thức của khách sạn, được thiết kế và xây dựng nhằm quảng bá thương hiệu và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Khách hàng thông qua website, sẽ tin tưởng và dễ lựa chọn khách sạn hơn. Nếu xây dựng đúng cách, đây cũng là kênh bán phòng hiệu quả, giúp khách sạn tối ưu được nguồn thu.

 

Ưu điểm khi bán phòng qua Website

Hiệu ứng Billboard là khi người đọc có xu hướng tìm kiếm website chính thức của khách sạn khi thấy thông tin này xuất hiện ở một website khác.

Website là địa chỉ số của khách sạn trên internet. Do vậy, khách hàng thông qua website để đặt phòng sẽ có cảm giác tin tưởng, an toàn hơn.

Một yếu tố khác chính là thông tin được cung cấp đầy đủ và chi tiết hơn. Tại website, khách hàng không chỉ tìm thấy thông tin về khách sạn mà còn những thông tin bên lề như địa điểm xung quanh khách sạn mà không được liệt kê chi tiết trên OTA.

Và cuối cùng, khách sạn không tốn chi phí hoa hồng cho mỗi lượt đặt phòng thành công. Khi khách sạn tích hợp Booking Engine vào hệ thống, khách hàng có thêm tùy chọn đặt phòng bên cạnh các kênh OTA.

 

Hạn chế khi bán phòng qua Website

Khách sạn cần đầu tư phát triển nội dung website. Thông tin càng chỉnh chu, hình ảnh càng chất lượng thì khách hàng càng yên tâm khi tìm hiểu và đặt phòng.

Bên cạnh đó, khách sạn cũng cần có chiến lược Marketing để thu hút người đọc truy cập website. Thông qua Google Ads, tối ưu SEO… để thúc đẩy khách hàng đặt phòng trên khách sạn.

Cuối cùng, khách sạn cần đồng bộ giá và phòng trống giữa website khách sạn và các kênh bán phòng khác. Bởi khách hàng sẽ cảm thấy không thoải mái vì không biết nên đặt phòng ở đâu là rẻ nhất, và đặt phòng hiện tại thì có bị hớ hay không.

 

Bán phòng qua Website như thế nào cho hiệu quả?

Đầu tiên, hãy cung cấp thông tin hữu ích, có giá trị để thu hút người đọc. Thông tin càng có giá trị, người đọc càng dễ ứng dụng vào trải nghiệm du lịch; thông tin càng hữu ích, tính lan truyền sẽ càng mạnh mẽ.

Thứ hai, có cách thức chuyển đổi hiệu quả thông qua trải nghiệm người dùng trên website. Để làm được điều này, khách sạn cần xây dựng hành trình khách hàng chặt chẽ, nắm bắt đúng tâm lý và thị hiếu trong từng thời điểm nhất định.

Và cuối cùng, hãy có những khuyến mãi, ưu đãi hấp dẫn, phù hợp và độc quyền trên kênh website khách sạn. Có như vậy, khách hàng sẽ chỉ muốn đặt phòng trên website, khách sạn cũng không phải tốn thêm chi phí hoa hồng cho OTA.

 

Đồng thời, các khách sạn cũng cần kết hợp thêm các kênh bán phòng khác, để xây dựng chiến lược bán phòng hiệu quả, đem lại doanh thu cho khách sạn của mình.

Chiến lược bán phòng qua OTA hiệu quả cho các khách sạn

OTA là hệ thống kênh bán phòng đa kênh trực tuyến, giúp khách hàng lựa chọn được chỗ nghỉ như mong muốn, và giúp khách sạn tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. Bài viết cung cấp các thông tin giúp việc bán phòng tốt nhất.

 

Ưu điểm khi bán phòng qua OTA

Khi triển khai bán qua kênh OTA, sức mạnh của số hóa giúp thông tin khách sạn được đi xa hơn, tiếp cận được nhiều người ở nhiều nơi hơn.

Nếu tích hợp hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, trạng thái phòng từ OTA được cập nhật ngay. Khách sạn nhận được thông tin nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian và công sức.

 

Hạn chế khi bán phòng qua OTA

Khách sạn trên OTA phải cạnh tranh trực tiếp với rất nhiều khách sạn khác. Do đó, khách sạn nếu không nổi bật thì sẽ rất khó để chốt deal hiệu quả.

Khách sạn cũng sẽ phải trả một khoản phí nhất định cho các OTA vào mỗi tháng, Tùy vào mỗi kênh, mà chi phí hoa hồng sẽ khác nhau, càng nhiều kênh thì chi phí hoa hồng cho OTA lại càng cao.

Cuối cùng, đó là khách sạn về lâu về dài sẽ lệ thuộc vào bên thứ 3, khiến các khách sạn khó ngưng hợp tác, giảm sức ảnh hưởng xung đột lợi ích với các kênh OTA.

 

Bán phòng trên OTA như thế nào cho hiệu quả?

Đầu tiên, chăm sóc kênh OTA như một kênh Marketing miễn phí. Khách sạn có thể tạo ra những chương trình khuyến mãi (theo mùa, combo…) để thu hút khách du lịch.

Thứ hai, xác định đúng kênh để phát triển việc bán phòng cho phù hợp. Người quản lý cần xác định, xây dựng khách sạn mình phù hợp với nhóm đối tượng nào, để dựa vào đó mà chọn kênh chủ lực, phát triển mạnh mẽ để tiếp cận.

 

Cuối cùng, là sử dụng các giải pháp quản lý khách sạn, giúp đồng bộ hiệu quả các kênh đặt phòng, giúp tiếp nhận và đồng bộ thông tin giữa các OTA được liền mạch và thông suốt.

Giải pháp quản lý kênh bán phòng hiệu quả cho các khách sạn

Bán phòng trên nhiều kênh (hay còn gọi là bán phòng đa kênh) là một trong những chiến lược giúp khách sạn tối ưu công suất phòng tăng doanh thu. Nhưng làm thế nào để quản lý kênh bán phòng hiệu quả và lựa chọn công cụ quản lý kênh phù hợp? Bài viết này nêu ra những khó khăn và cách thức khai thác công cụ để bán phòng có hiệu quả hơn.

 

Sử dụng công cụ quản lý kênh Channel Manager giúp quản lý phòng hiệu quả hơn

Channel Manager là công cụ trung gian ở trung tâm, chịu trách nhiệm kết nối CMS và đồng bộ với tất cả các kênh OTA của khách sạn. Việc sử dụng hệ thống quản lý kênh bán phòng đem lại nhiều hiệu quả đáng kể trong hoạt động kinh doanh khách sạn như sau.

 

Quản lý kênh bán phòng đồng bộ và tức thời

Thay vì phải thao tác và quản lý từng kênh bán OTA một cách thủ công thì với hệ thống quản lý kênh bán phòng giúp quản lý tất cả các kênh OTA tập trung trên cùng một giao diện.

 

Kiểm soát tình trạng overbooking

Khách sạn tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức trong việc quản lý kênh mà còn giảm thiểu tối đa các sai sót khi cập nhật đóng/mở phòng, số lượng phòng trống một cách thủ công. Do đó giúp kiểm soát chặt chẽ tình trạng overbooking tại khách sạn.

 

Tăng doanh thu khách sạn 

Sử dụng công cụ quản lý kênh cũng sẽ giúp khách sạn dễ dàng theo dõi và tổng hợp doanh thu đặt phòng từ từng kênh bán phòng. Từ đó, đánh giá hiệu quả bán phòng từng kênh và xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm thu hút đặt phòng.

 

Các tiêu chí lựa chọn công cụ quản lý kênh – vừa hiệu quả vừa đảm bảo chi phí

 Tùy vào chính sách của mỗi nhà cung cấp công cụ quản quản lý kênh (CMS) mà có những cơ chế về chi phí khác nhau. Chẳng hạn:

  • Có CMS sẽ tính phí theo cả hạng phòng (Room Type).
  • Có CMS sẽ tính phí hoa hồng theo booking bán được.

Vì vậy khách sạn nên lựa chọn mô hình CMS phù hợp để đảm bảo hiệu quả.

 

Liên kết tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn PMS

CMS thực ra mới chỉ giải quyết được các kênh online, tuy nhiên khách sạn của bạn còn nhiều kênh khác nữa như : TA, Booking engine, Walk–in, điện thoại… như vậy việc tự động và giảm công sức nhân viên vẫn chưa triệt để.

Để giải quyết vấn đề này, các giải pháp quản lý khách sạn cần tích hợp tính năng tất cả trong một, cụ thể:

  • Quản lý OTA hầu như là tự động, đối với các công việc như nhập booking, đóng mở phòng, hủy booking, sửa booking… mà không cần sự thao tác của nhân viên khách sạn.
  • Kết nối quản lý đồng bộ hai chiều một cách tự động giúp tiết nhiều thời gian và tránh sai sót các lỗi thủ công.
  • Quản lý tất cả các hoạt động khách sạn trên cùng một hệ thống.
  • Tổng hợp và cung cấp báo cáo doanh thu, công suất phòng, công nợ… chi tiết và chặt chẽ.
  • Bảo mật dữ liệu cao với các tài khoản đăng nhập, thông tin thẻ thanh toán…

 

Sử dụng PMS và CMS do một nhà cung cấp

Việc sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS có tích hợp với công cụ quản lý kênh từ một đơn vị cung cấp sẽ thuận tiện trong quá trình hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng, bảo trì và nâng cấp hệ thống.

Thay vì phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau, khách sạn chỉ có một đầu mối liên hệ, một nhóm hỗ trợ xuyên suốt cả quá trình sử dụng hệ thống.

 

Khi khách sạn có càng nhiều kênh bán phòng, thì vai trò của việc quản lý càng quan trọng, khi ấy thì cần phải có giải pháp quản lý phù hợp. Lựa chọn đúng giải pháp, việc vận hành sẽ luôn được đảm bảo và giảm thiểu những rủi ro không đáng có.