Quản lý khách hàng cần đảm bảo những yếu tố nào?

Khách hàng là người trả tiền cho khách sạn, trả lương cho các nhân viên. Nên trải nghiệm của khách hàng được đảm bảo, các tình huống nảy sinh được xử lý tốt là điều cần quan tâm khi quản lý khách sạn hiệu quả.

 

Thái độ chuẩn mực với khách hàng và đồng nghiệp

Làm việc trong ngành dịch vụ, thái độ khi giao tiếp với khách hàng phải luôn chuẩn mực, đặt khách hàng làm trọng tâm, trải nghiệm lên hàng đầu.

Bên cạnh quản lý thái độ cho khách hàng, cũng cần chú ý đến thái độ giữa các nhân viên. Giao tiếp giữa đồng nghiệp, cấp trên lẫn cấp dưới đều phải dựa trên tinh thần tôn trọng, hợp tác và tin tưởng lẫn nhau.

 

Xử lý tình huống nhanh gọn, dứt khoát

Trên thực tế, các tình huống mới luôn nảy sinh mỗi ngày khi vận hành khách sạn. Tổng quan lại, khách sạn sẽ dễ gặp 3 loại tình huống sau khi quản lý, vận hành khách sạn:

  • Tình huống khách đặt phòng: Khách no show, dẫn thêm người…
  • Tình huống dịch vụ: Khách yêu cầu thuê xe, hoặc mua tour; khách phàn nàn rằng phòng bẩn, chưa dọn dẹp…
  • Tình huống an ninh: Khách gây rối, đánh người, đánh nhân viên, mất cắp…

Tuy tình huống thường đột xuất, nhưng khách sạn có quy trình xử lý. Quy trình càng chặt chẽ, việc xử lý càng dứt điểm, không dây dưa, giúp việc vận hành khách sạn hiệu quả hơn.

 

Sẵn sàng giao tiếp đa ngôn ngữ

Muốn giao tiếp chuẩn mực, lịch sự với khách hàng, nhân viên khách sạn cần phải trang bị tốt ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Thành thạo tiếng Anh, giúp các nhân viên giao tiếp tốt hơn, xử lý tình huống hoàn hảo và chất lượng hơn.

Môi trường làm việc trong khách sạn, từ lâu đã được xem là môi trường quốc tế, khi phải tiếp xúc với nhiều người, ở nhiều quốc gia khác nhau.

 

Có thể nói, khách hàng là yếu tố thử thách nhất của các khách sạn, khi không thể nào xác định được mình sẽ đón tiếp ai, và họ đem đến điều gì. Nhưng càng như vậy, khách sạn phải quản lý tốt hơn, hiệu quả  hơn các yếu tố khác như là nhân sự phụ trách, hệ thống khách sạn để đảm bảo mọi thứ vận hành được tốt nhất.

Làm thế nào để quản lý hệ thống khách sạn tốt hơn?

Hệ thống của khách sạn bao gồm nhiều yếu tố: bán phòng, nhân sự, thu chi, đối tác, chiến lược dài hạn… tùy vào cách vận hành cũng như quy mô của từng khách sạn.

 

Khai thác phòng, không gian tối ưu

Bán phòng là nguồn thu chính của khách sạn, khai thác không gian là nguồn thu phụ trợ và bị động.

Để bán phòng hiệu quả, chúng ta cần đến đảm bảo công suất công suất phòng. Để khai thác không gian khách sạn hiệu quả, cần phải xác định lợi thế của vị trí khách sạn.

Khách sạn cần cân bằng giữa việc kinh doanh và đem lại không gian cho khách hàng trải nghiệm. Quá tập trung vào bán hàng, mà quên đi trải nghiệm của khách hàng, thì họ sẽ không hào hứng quay lại, giới thiệu cho người khác lần sau.

 

Kiểm soát thu, chi chi tiết, tránh thất thoát

Khách sạn cần xây dựng bản tổng hợp biến động thu, chi theo từng thời điểm nhất định (ngày, tuần, tháng, quý…) giúp bộ phận kế toán và quản lý nắm được hoạt động kinh doanh của khách sạn đang diễn ra như thế nào, đem lại doanh thu ra sao và có khoảng, hạng mục nào đang bị thâm hụt, thất thoát.

Song song với điều này, người quản lý cũng cần theo dõi hệ thống vào từng thời điểm nhất định, để đánh giá hạng mục nào có khả năng sinh lời tốt, hạng mục nào nên hạn chế để tránh thua lỗ.

 

Dự báo xu hướng để đón đầu

Để quản lý khách sạn tốt và đem lại hiệu quả, một trong những yếu tố quan trọng, đó là tầm nhìn chiến lược, dự báo được xu hướng và đón đầu của người quản lý. Dự báo vừa là cách để khách sạn chuẩn bị, đón đầu những xu hướng diễn ra trong tương lai gần; vừa là cách để khách sạn khắc phục, cải thiện những chiến lược cũ trong quá khứ không đem lại hiệu quả như mong muốn.

Có nhiều phương pháp để dự báo xu hướng khi quản trị khách sạn, như là:

  • Sử dụng số liệu lịch sử.
  • Xem xét sự kiện.
  • Theo dõi xu hướng thị trường và đối thủ.
  • Làm việc với các bộ phận.

 

Kết nối với các đối tác để hỗ trợ khách hàng tốt hơn, chủ động hơn

Khách sạn cẩn xác định các đối tác quan trọng của mình, để liên kết, tăng nguồn lực vận hành, giúp khách sạn đáp ứng được nhiều hơn những nhu cầu, trải nghiệm của khách hàng.

Các đối tác mà khách sạn cần chú ý, có thể là:

  • Kênh bán phòng trực tuyến OTA.
  • Đơn vị thuê xe, taxi.
  • Chuỗi cung ứng.

 

Bên cạnh quản lý hệ thống, khách sạn cũng cần quản lý tốt thêm nhiều yếu tố khác trong hệ thống như nhân sự, khách hàng… để việc vận hành được hiệu quả hơn.

Làm thế nào để quản lý nhân sự khách sạn tốt hơn?

Nhân sự, với một số khách hàng thì đây là bộ mặt của khách sạn. Chính vì thế, cần phải quản lý nhân sự chặt chẽ, đảm bảo hiệu quả để góc nhìn từ phía khách hàng luôn tích cực và thiện cảm nhất.

 

Phân công trách nhiệm hiệu quả

Khách sạn cần quản lý công việc của từng bộ phận, nhân sự dựa trên bảng kế hoạch công việc, trong đó mô tả cụ thể nhiệm vụ, vai trò, thời gian đảm nhận và các bộ phận liên quan…

Nếu khách sạn ít nhân viên, các vị trí phải kiêm nhiệm như là lễ tân kiêm kế toán, buồng phòng kiêm phục vụ… thì phải đảm bảo rằng người đảm nhận có năng lực phù hợp để đảm nhận, để đảm bảo hiệu quả khi phụ trách.

 

Lương, phụ cấp xứng đáng, rõ ràng

Hãy đảm bảo rằng họ được trả lương xứng đáng cho công việc của mình. Khách sạn cần xây dựng chính sách lương hoàn chỉnh, chi tiết, đúng vị trí đúng năng lực, và đảm bảo cạnh tranh khi so với đối thủ.

Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được đãi ngộ, trả công xứng đáng cho công việc mình làm; mà còn tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên, và giữa các khách sạn với nhau để phát triển sức mạnh của nguồn lao động hiện có.

 

Môi trường làm việc thân thiện, an toàn

Khi một người được đặt đúng vị trí, làm đúng việc mà mình làm tốt, và nhận lấy phần thưởng (lương, phụ cấp) tương ứng, thì họ sẽ khó nảy sinh ý kiến tiêu cực, hằn học, tị nạnh với người khác.

Tất nhiên rằng, sẽ có những rủi ro nhất định khi có những nhân viên “làm rầu nồi canh”, ảnh hưởng đến uy tín của khách sạn. Việc của người quản lý lúc này, là thanh lọc, loại trừ và hạn chế những thành phần tiêu cực đó, để bộ máy nhân sự luôn vận hành đúng như những gì mình muốn.

 

Tạo cơ hội thăng tiến cho tất cả mọi người

Thiếu ghi nhận nỗ lực, quá trình phát triển của nhân viên và cụ thể hóa bằng hành động (tăng lương, đề bạt vị trí…) sẽ khiến nhân sự của khách sạn bạn “chảy máu chất xám”, nhân viên sẽ rời bỏ và đi đến nơi có cơ hội phát triển tốt hơn, lương hấp dẫn hơn cho năng lực của họ.

Chính vì thế, khách sạn cần xây dựng, làm rõ tư tưởng với nhân viên về các đợt xét duyệt tăng lương (6 tháng, hay mỗi năm 1 lần), trách nhiệm và năng lực cho các vị trí cao hơn… để nhân viên căn cứ mà phấn đấu và xây dựng mục tiêu.

 

Bên cạnh quản lý nhân sự, khách sạn cũng cần quản lý tốt thêm nhiều yếu tố khác trong hệ thống để việc vận hành được hiệu quả hơn.

Giải pháp chuyển đổi số quản lý khách sạn cho giai đoạn phục hồi

Đối với việc quản lý khách sạn, chuyển đổi số là “con đường” ngắn nhất trong quá trình hồi phục kinh doanh sau dịch bệnh. Bài viết sau sẽ nêu ra các lý do vì sao doanh nghiệp kinh doanh khách sạn cần áp dụng công nghệ trong việc quản lý.

 

Xu hướng chuyển đổi số trong quản lý khách sạn

Gần 90% doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi số. Hơn 30% lãnh đạo các doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số đóng vai trò sống còn của doanh nghiệp. Tổng doanh thu cho ngành du lịch giảm hơn 50% so với 2019, hầu hết các cơ sở lưu trú bị đóng cửa.

Trước bối cảnh còn nhiều khó khăn, dịch bệnh chưa có nhiều chuyển biến tích cực, vì vậy để ứng phó, người làm du lịch, khách sạn cần nỗ lực, thích nghi để vượt qua khó khăn. Các giải pháp cũng cần thay đổi cho phù hợp với bối cảnh thực tế, tóm lại hành động và đổi mới là việc làm cần thiết ngay lúc này.

 

Lợi ích khi ứng dụng chuyển đổi số quản lý khách sạn cho giai đoạn phục hồi

  • Quản lý công việc từ xa: Thông qua máy tính, smartphone, bạn có thể theo dõi và giải quyết được công việc của mình một cách nhanh chóng.
  • Tiết kiệm chi phí quản lý: Không còn phải đau đầu tính toán các vấn đề tuyển dụng nhân sự. Công nghệ ngày càng phát triển và có thể thay thế vị trí con người trong một số công việc nhất định.
  • Tăng doanh thu: Khách hàng trên khắp mọi nơi có thể tìm thấy thông tin khách sạn của bạn từ đó thương hiệu khách sạn được nhiều người biết đến.
  • Dữ liệu khách hàng: Cá nhân hóa các gói dịch vụ, tạo ra các ưu đãi dựa trên các sở thích của khách hàng tốt hơn.

 

Làm thế nào để chuyển đổi số cho doanh nghiệp khách sạn?

Các khách sạn vừa và nhỏ, homestay, villa… lựa chọn chuyển đổi số bằng sử dụng các nền tảng, dịch vụ hay phần mềm quản lý có sẵn. Tuy nhiên, để sử dụng, vận hành các phần mềm được viết sẵn, người chủ quản lý khách sạn phải có sự đầu tư về thời gian, tiền bạc.

Cho nên, giải pháp phù hợp hơn là sử dụng Hệ thống quản lý khách sạn (PMS). Đây là giải pháp giúp khách sạn vừa và nhỏ có thể điều hành hiệu quả khách sạn của mình. Hệ thống quản lý khách sạn Blue Jay PMS tự động đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều bộ phận: lễ tân, buồng phòng, sales & marketing, bộ phận kế toán… giúp giảm thời gian thao tác, trao đổi nhưng hiệu quả vẫn được đảm bảo.

Dữ liệu của khách sạn được lưu trữ, trích xuất từ hệ thống PMS (Properties management system), tự động phân phối dữ liệu trên hệ thống CMS (channel manager), và thiết lập hay tạo ra sản phẩm trên hệ thống đặt phòng trực tiếp (Booking engine). Quá trình này diễn ra liền mạch, đồng nhất và đem lại hiệu quả trực tiếp: tăng lượng đặt phòng.

 

Tổng quan lại, việc chuyển đối số trong quản lý khách sạn là xu hướng hiện nay. Nếu doanh nghiệp hay khách sạn của bạn không lập tức hành động và đổi mới nguy cơ thất bại là vấn đề sớm muộn.

Blue Jay PMS đồng hành cùng các khách sạn mùa dịch như thế nào?

Blue Jay PMS là giải pháp toàn diện, hỗ trợ cho các khách sạn mùa dịch trong việc quản lý và vận hành. Trong mùa dịch, nhiều khách sạn phải thay đổi để thích ứng, Blue Jay PMS trong tình huống đó đã có nhiều sự hỗ trợ, đồng hành để giúp cả hệ thống được vận hành hiệu quả, giảm đi những tác động không mong muốn từ mùa dịch.

 

Sự đồng hành về mặt hệ thống vận hành

Blue Jay PMS là nền tảng hỗ trợ quản lý, vận hành khách sạn với nhiều tính năng vượt trội khi so cùng đối thủ đang có trên thị trường, và đang vận hành ổn định ở hơn 100 khách sạn, villa, homestay các quy mô trên cả nước.

Hệ thống quản lý này tạo nên môi trường làm việc từ xa có hiệu quả, tự động hóa để giảm thời gian làm việc, nhưng vẫn nâng cao được hiệu quả.

4 nhóm giải pháp mà Blue Jay PMS cung cấp đến các doanh nghiệp mảng lưu trú, bao gồm:

  • Bluejay PMS – Hệ thống quản lý khách sạn thông minh trên Cloud.
  • Channel Manager – Tự động hóa quản lý kênh OTA.
  • Hotel Website – Làm chủ thương hiệu online của khách sạn.
  • Booking Engine – Cỗ máy đặt phòng đơn giản 3 bước.

Bằng chính sách giá theo sát quy mô, công suất phòng của từng khách sạn, mà các khách sạn theo mô hình khởi nghiệp sẽ cân đối, sử dụng chi phí hiệu quả hơn.

 

Sự đồng hành về mặt dịch vụ

Blue Jay PMS vận hành song song giữa việc cung ứng sản phẩm, và giải quyết những vấn đề mà khách hàng gặp phải. Nhiều khách sạn với những cơ cấu riêng biệt, không đồng nhất như đa số các khách sạn thông thường khác, cho nên – họ luôn cần những giải pháp riêng biệt, hoặc hệ thống được xây dựng riêng biệt để đáp ứng nhu cầu.

Hệ thống song hành cùng các khách sạn như vậy, khi liên tục giải quyết những vấn đề, xuất phát từ nhu cầu thực tế, cũng như kỳ vọng để việc vận hành được ổn định, liền lạc hơn.

 

Sự hiện diện thương hiệu trên mạng

Blue Jay PMS cung cấp các giải pháp xây dựng thương hiệu trên không gian mạng cho các khách sạn như miễn phí thiết kế website và duy trì tên miền khi đăng ký sử dụng, để qua đó mà tăng nhận diện trong tâm trí của khách hàng.

Song song với điều này, Blue Jay PMS còn tích hợp Booking Engine vào mỗi website, để thông qua đó làm giảm khả năng cạnh tranh với các đối thủ, và năng tỷ lệ đặt phòng khi khách hàng tìm kiếm thông tin.

 

Có thể nói, đại dịch Covid-19 gây nhiều thiệt hại đến ngành du lịch và kinh doanh khách sạn, do thế mà sự chung tay, đồng hành để khách sạn mùa dịch có thể vượt qua trong giai đoạn này là hết sức quan trọng. Với vai trò là một giải pháp giúp quá tình vận hành, hoạt động của các khách sạn diễn ra liền mạch và ổn định hơn, Blue Jay PMS đã và đang tạo nên nhiều bước tiến, hành động để cùng đi qua khó khăn.

Chiến lược bán phòng đa kênh hiệu quả cho các khách sạn

Để tăng hiệu quả và tối ưu nguồn lực, các khách sạn hãy kết hợp các kênh bán phòng hiện có, tận dụng chiến lược bán phòng đa kênh để tận dụng những ưu điểm, hạn chế nhược điểm và tăng doanh thu một cách tối đa.

 

OTA là kênh bán phòng đa kênh trọng tâm

OTA cần được xác định là kênh bán phòng trọng tâm, đem lại nhiều lượt booking nhất cho khách sạn. Bởi thông qua đó, khách sạn có thể phát triển nhanh việc bán phòng, tiếp cận hiệu quả và chuyển đổi được nhiều nhất các khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó, còn xác định đúng kênh OTA để phát triển, dựa trên mô hình vận hành của khách sạn. Song song với đó, là kết hợp với website để tạo nên, và tận dụng hiệu quả hiệu ứng Billboard để thu hút, điều hướng và thúc đẩy khách hàng đặt phòng.

 

Website là kênh bán phòng đa kênh chính thức

Website quan trọng với khách sạn, bởi đây là kênh thông tin chính thức, là nơi mà khách hàng tìm đến để tìm câu trả lời cho những thắc mắc khi muốn đặt phòng của mình.

Chính vì thế, khách sạn cần tìm kiếm, lựa chọn đơn vị xây dựng, vận hành website chất lượng, uy tín để phát triển nội dung – nếu như không có kinh nghiệm trong vấn đề này. Việc lựa chọn đơn vị “chuẩn”, sẽ giúp khách sạn tiết kiệm được nguồn lực, thời gian tìm hiểu mà vẫn đảm bảo được hiệu quả như mong muốn.

 

Duy trì các kênh bán phòng đa kênh truyền thống

Đối với những khách sạn không có vị trí thuận lợi, nhưng những kênh bán phòng đa kênh truyền thống như qua điện thoại, email, công tác… chiến vị trí quan quan trọng không kém và đa dạng nguồn khách.

 

Như vậy, khách sạn cần kết hợp linh hoạt giữa các kênh bán phòng, tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của chúng để bán phòng được hiệu quả và tối ưu nhất.

Chiến lược bán phòng qua Website hiệu quả cho các khách sạn

Website là kênh thông tin uy tín, chính thức của khách sạn, được thiết kế và xây dựng nhằm quảng bá thương hiệu và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Khách hàng thông qua website, sẽ tin tưởng và dễ lựa chọn khách sạn hơn. Nếu xây dựng đúng cách, đây cũng là kênh bán phòng hiệu quả, giúp khách sạn tối ưu được nguồn thu.

 

Ưu điểm khi bán phòng qua Website

Hiệu ứng Billboard là khi người đọc có xu hướng tìm kiếm website chính thức của khách sạn khi thấy thông tin này xuất hiện ở một website khác.

Website là địa chỉ số của khách sạn trên internet. Do vậy, khách hàng thông qua website để đặt phòng sẽ có cảm giác tin tưởng, an toàn hơn.

Một yếu tố khác chính là thông tin được cung cấp đầy đủ và chi tiết hơn. Tại website, khách hàng không chỉ tìm thấy thông tin về khách sạn mà còn những thông tin bên lề như địa điểm xung quanh khách sạn mà không được liệt kê chi tiết trên OTA.

Và cuối cùng, khách sạn không tốn chi phí hoa hồng cho mỗi lượt đặt phòng thành công. Khi khách sạn tích hợp Booking Engine vào hệ thống, khách hàng có thêm tùy chọn đặt phòng bên cạnh các kênh OTA.

 

Hạn chế khi bán phòng qua Website

Khách sạn cần đầu tư phát triển nội dung website. Thông tin càng chỉnh chu, hình ảnh càng chất lượng thì khách hàng càng yên tâm khi tìm hiểu và đặt phòng.

Bên cạnh đó, khách sạn cũng cần có chiến lược Marketing để thu hút người đọc truy cập website. Thông qua Google Ads, tối ưu SEO… để thúc đẩy khách hàng đặt phòng trên khách sạn.

Cuối cùng, khách sạn cần đồng bộ giá và phòng trống giữa website khách sạn và các kênh bán phòng khác. Bởi khách hàng sẽ cảm thấy không thoải mái vì không biết nên đặt phòng ở đâu là rẻ nhất, và đặt phòng hiện tại thì có bị hớ hay không.

 

Bán phòng qua Website như thế nào cho hiệu quả?

Đầu tiên, hãy cung cấp thông tin hữu ích, có giá trị để thu hút người đọc. Thông tin càng có giá trị, người đọc càng dễ ứng dụng vào trải nghiệm du lịch; thông tin càng hữu ích, tính lan truyền sẽ càng mạnh mẽ.

Thứ hai, có cách thức chuyển đổi hiệu quả thông qua trải nghiệm người dùng trên website. Để làm được điều này, khách sạn cần xây dựng hành trình khách hàng chặt chẽ, nắm bắt đúng tâm lý và thị hiếu trong từng thời điểm nhất định.

Và cuối cùng, hãy có những khuyến mãi, ưu đãi hấp dẫn, phù hợp và độc quyền trên kênh website khách sạn. Có như vậy, khách hàng sẽ chỉ muốn đặt phòng trên website, khách sạn cũng không phải tốn thêm chi phí hoa hồng cho OTA.

 

Đồng thời, các khách sạn cũng cần kết hợp thêm các kênh bán phòng khác, để xây dựng chiến lược bán phòng hiệu quả, đem lại doanh thu cho khách sạn của mình.

Chiến lược bán phòng qua OTA hiệu quả cho các khách sạn

OTA là hệ thống kênh bán phòng đa kênh trực tuyến, giúp khách hàng lựa chọn được chỗ nghỉ như mong muốn, và giúp khách sạn tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. Bài viết cung cấp các thông tin giúp việc bán phòng tốt nhất.

 

Ưu điểm khi bán phòng qua OTA

Khi triển khai bán qua kênh OTA, sức mạnh của số hóa giúp thông tin khách sạn được đi xa hơn, tiếp cận được nhiều người ở nhiều nơi hơn.

Nếu tích hợp hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, trạng thái phòng từ OTA được cập nhật ngay. Khách sạn nhận được thông tin nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian và công sức.

 

Hạn chế khi bán phòng qua OTA

Khách sạn trên OTA phải cạnh tranh trực tiếp với rất nhiều khách sạn khác. Do đó, khách sạn nếu không nổi bật thì sẽ rất khó để chốt deal hiệu quả.

Khách sạn cũng sẽ phải trả một khoản phí nhất định cho các OTA vào mỗi tháng, Tùy vào mỗi kênh, mà chi phí hoa hồng sẽ khác nhau, càng nhiều kênh thì chi phí hoa hồng cho OTA lại càng cao.

Cuối cùng, đó là khách sạn về lâu về dài sẽ lệ thuộc vào bên thứ 3, khiến các khách sạn khó ngưng hợp tác, giảm sức ảnh hưởng xung đột lợi ích với các kênh OTA.

 

Bán phòng trên OTA như thế nào cho hiệu quả?

Đầu tiên, chăm sóc kênh OTA như một kênh Marketing miễn phí. Khách sạn có thể tạo ra những chương trình khuyến mãi (theo mùa, combo…) để thu hút khách du lịch.

Thứ hai, xác định đúng kênh để phát triển việc bán phòng cho phù hợp. Người quản lý cần xác định, xây dựng khách sạn mình phù hợp với nhóm đối tượng nào, để dựa vào đó mà chọn kênh chủ lực, phát triển mạnh mẽ để tiếp cận.

 

Cuối cùng, là sử dụng các giải pháp quản lý khách sạn, giúp đồng bộ hiệu quả các kênh đặt phòng, giúp tiếp nhận và đồng bộ thông tin giữa các OTA được liền mạch và thông suốt.

Giải pháp quản lý kênh bán phòng hiệu quả cho các khách sạn

Bán phòng trên nhiều kênh (hay còn gọi là bán phòng đa kênh) là một trong những chiến lược giúp khách sạn tối ưu công suất phòng tăng doanh thu. Nhưng làm thế nào để quản lý kênh bán phòng hiệu quả và lựa chọn công cụ quản lý kênh phù hợp? Bài viết này nêu ra những khó khăn và cách thức khai thác công cụ để bán phòng có hiệu quả hơn.

 

Sử dụng công cụ quản lý kênh Channel Manager giúp quản lý phòng hiệu quả hơn

Channel Manager là công cụ trung gian ở trung tâm, chịu trách nhiệm kết nối CMS và đồng bộ với tất cả các kênh OTA của khách sạn. Việc sử dụng hệ thống quản lý kênh bán phòng đem lại nhiều hiệu quả đáng kể trong hoạt động kinh doanh khách sạn như sau.

 

Quản lý kênh bán phòng đồng bộ và tức thời

Thay vì phải thao tác và quản lý từng kênh bán OTA một cách thủ công thì với hệ thống quản lý kênh bán phòng giúp quản lý tất cả các kênh OTA tập trung trên cùng một giao diện.

 

Kiểm soát tình trạng overbooking

Khách sạn tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức trong việc quản lý kênh mà còn giảm thiểu tối đa các sai sót khi cập nhật đóng/mở phòng, số lượng phòng trống một cách thủ công. Do đó giúp kiểm soát chặt chẽ tình trạng overbooking tại khách sạn.

 

Tăng doanh thu khách sạn 

Sử dụng công cụ quản lý kênh cũng sẽ giúp khách sạn dễ dàng theo dõi và tổng hợp doanh thu đặt phòng từ từng kênh bán phòng. Từ đó, đánh giá hiệu quả bán phòng từng kênh và xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm thu hút đặt phòng.

 

Các tiêu chí lựa chọn công cụ quản lý kênh – vừa hiệu quả vừa đảm bảo chi phí

 Tùy vào chính sách của mỗi nhà cung cấp công cụ quản quản lý kênh (CMS) mà có những cơ chế về chi phí khác nhau. Chẳng hạn:

  • Có CMS sẽ tính phí theo cả hạng phòng (Room Type).
  • Có CMS sẽ tính phí hoa hồng theo booking bán được.

Vì vậy khách sạn nên lựa chọn mô hình CMS phù hợp để đảm bảo hiệu quả.

 

Liên kết tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn PMS

CMS thực ra mới chỉ giải quyết được các kênh online, tuy nhiên khách sạn của bạn còn nhiều kênh khác nữa như : TA, Booking engine, Walk–in, điện thoại… như vậy việc tự động và giảm công sức nhân viên vẫn chưa triệt để.

Để giải quyết vấn đề này, các giải pháp quản lý khách sạn cần tích hợp tính năng tất cả trong một, cụ thể:

  • Quản lý OTA hầu như là tự động, đối với các công việc như nhập booking, đóng mở phòng, hủy booking, sửa booking… mà không cần sự thao tác của nhân viên khách sạn.
  • Kết nối quản lý đồng bộ hai chiều một cách tự động giúp tiết nhiều thời gian và tránh sai sót các lỗi thủ công.
  • Quản lý tất cả các hoạt động khách sạn trên cùng một hệ thống.
  • Tổng hợp và cung cấp báo cáo doanh thu, công suất phòng, công nợ… chi tiết và chặt chẽ.
  • Bảo mật dữ liệu cao với các tài khoản đăng nhập, thông tin thẻ thanh toán…

 

Sử dụng PMS và CMS do một nhà cung cấp

Việc sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS có tích hợp với công cụ quản lý kênh từ một đơn vị cung cấp sẽ thuận tiện trong quá trình hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng, bảo trì và nâng cấp hệ thống.

Thay vì phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau, khách sạn chỉ có một đầu mối liên hệ, một nhóm hỗ trợ xuyên suốt cả quá trình sử dụng hệ thống.

 

Khi khách sạn có càng nhiều kênh bán phòng, thì vai trò của việc quản lý càng quan trọng, khi ấy thì cần phải có giải pháp quản lý phù hợp. Lựa chọn đúng giải pháp, việc vận hành sẽ luôn được đảm bảo và giảm thiểu những rủi ro không đáng có.

 

Khi nào nên dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?

Khi nào nên dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí? Đầu tiên, bạn cần xác định rõ nhu cầu, mong muốn khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, cụ thể qua 2 trường hợp như dưới sau.

 

Trường hợp thứ nhất, khách sạn có nhu cầu quản lý đơn giản

Nhu cầu của các khách sạn mới mở, quy mô nhỏ thường không phức tạp, đa phần đơn giản chỉ là quản lý buồng phòng, nhân viên, tài chính… Do vậy, nhu cầu chủ yếu sẽ bao gồm:

  • Cách tính giá phòng tương đối đơn giản.
  • Chức năng đơn giản: tạo đặt phòng, trạng thái phòng, check in – out…
  • Chức năng quản lý hệ thống: báo cáo doanh thu – chi, công suất phòng; quản lý nhân sự… cũng đơn giản

 

Trường hợp thứ hai, khách sạn đã rõ về nhu cầu tính năng của phần mềm quản lý khách sạn, nhưng phân vân lựa chọn phần mềm phù hợp

Nếu bạn đang phân vân vì không biết rõ phần mềm mà mình định lựa chọn có phù hợp hay không, thì đừng quá bận tâm. Bởi đó là vấn đề mà khách sạn nào trong quá trình tìm hiểu, lựa chọn cũng gặp phải.

Từ thực tế cho thấy, sau một quá trình sử dụng, bạn mới rõ phần mềm hiện tại là có phù hợp hay không, từ đó sẽ quyết định là gắn bó hoặc tìm một giải pháp khác thay thế. Chính vì vậy, việc dùng thử trước khi chi trả là một điều nên làm. Và các giải pháp quản lý khách sạn trả tiền theo tháng luôn là lựa chọn hữu hiệu, hợp lý về mặt tài chính hơn là trả tiền trọn gói.

Cho nên, trước khi quyết định có trả tiền cho phần mềm quản lý khách sạn nào đó hay không, hãy trao đổi với nhà cung cấp, để làm rõ nhu cầu của bạn cũng như năng lực đáp ứng của phần mềm.

Một vấn đề khác cũng cần quan tâm, chính là bảo mật, nếu nhân viên thao tác sai, làm hỏng, hoặc mất toàn bộ dữ liệu thì vẫn có thể khôi phục, đảo ngược hành động này một cách dễ dàng từ các phần mềm thu phí.

 

Tổng quan lại, khách sạn tùy vào quy mô vận hành, nhu cầu quản lý mà lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn miễn phí cho phù hợp. Hãy tham khảo kỹ trước khi lựa chọn bất kỳ phần mềm nào, để việc vận hành diễn ra được suôn sẻ và liền mạch nhất có thể.

Lợi ích sử dụng hệ thống phần mềm quản lý chuỗi khách sạn

Quản lý chuỗi khách sạn là hướng đến tăng hiệu quả hơn so với khách sạn riêng lẻ. Với phần mềm quản lý chuỗi khách sạn giúp bạn giải quyết mục tiêu này. Cùng tìm hiểu các lợi ích sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý chuỗi khách sạn trong bài viết dưới đây.

 

Tiết kiệm nhiều chi phí đầu tư và nhân sự

Thay vì phải đầu tư và lắp đặt nhiều hệ thống phần mềm quản lý khách sạn Pms, thì giờ đây khách sạn chỉ cần sử dụng một phần mềm quản lý chuỗi khách sạn để có thể quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Nhờ vậy, khách sạn tiết kiệm được một lượng lớn chi phí nhân công làm việc giúp việc tổ chức nhân sự và quy trình làm việc tại các bộ phận kế toán, kinh doanh, buồng phòng…

 

Quản lý chuỗi khách sạn tập trung và từ xa hiệu quả

Theo dõi, bao quát tình hình hoạt động kinh doanh, đặt phòng của tất cả các khách sạn trên cùng một hệ thống, có thể truy cập mọi nơi trên mọi thiết bị. Đồng thời liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở trong cùng hệ thống.

 

Quản lý toàn bộ thông tin lịch sử lưu trú của khách hàng

Tìm kiếm thông tin khách hàng giữa các khách sạn, theo dõi chi tiết hành trình đặt phòng và lịch sử lưu trú, tạo cơ sở dữ liệu giúp cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ.

 

Quản lý bán phòng hiệu quả 

Giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, theo dõi các kênh bán phòng khi tự động cập nhật, đóng mở lịch đặt phòng giữa các kênh OTA, website khách sạn.

 

Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc 

Với một tài khoản có thể thao tác trên nhiều khách sạn trong cùng một hệ thống, giúp đặt phòng nhanh chóng với dữ liệu thông tin khách hàng đã được lưu trữ và chia sẻ, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc giữa các phòng ban.

 

Hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng

Người quản lý có thể kiểm soát và đồng bộ tất cả hoạt động trên cùng hệ thống, từ đó dễ dàng thao tác hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng, cũng như để nhà cung cấp bảo trì, nâng cấp khi cần thiết.

 

Như vậy, việc sử dụng hệ thống quản lý chuỗi khách sạn không chỉ đem lại lợi ích về ứng dụng công nghệ, mà còn tạo ra hiệu quả cho quá trình kinh doanh khách sạn. Nên, đây là hệ thống quản lý mà các khách sạn vận hành theo chuỗi không nên bỏ qua.

5 câu hỏi cho khách sạn trước khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

Bluejay PMS tạo ra checklist nhỏ dưới đây, bao gồm các câu hỏi để các khách sạn suy nghĩ khi lựa chọn system quản lý khách sạn cho mình.

 

Giải pháp có hướng đến khách hàng không?

Điều đáng chú ý không chỉ là yêu cầu của riêng bạn mà còn cả những gì hệ thống này có thể mang lại cho khách của bạn.

Hệ thống hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, check-in online và tính khả dụng của một ứng dụng đã trở thành tiêu chuẩn chuyên dụng cho các khách sạn trên toàn thế giới.

Do đó, khách chắc chắn sẽ mong đợi bắt gặp ít nhất một trong những tính năng này tại cơ sở kinh doanh của bạn.

 

Nó có thể giúp bạn cải thiện chiến lược tiếp thị của mình không?

Chiến lược tiếp thị tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn trụ vững ngay cả trong những thời điểm khó khăn nhất.

Do đó, hãy lựa chon phần mềm giúp bạn xác định khách hàng có thuộc đối tượng mục tiêu của khách sạn hay không. Đặc biệt, phần mềm có cung cấp các công cụ như CRM và Booking Engine hay không?

 

Nó có mọi thứ bạn cần để tự động hóa các hoạt động hàng ngày không?

Các checklist đi kèm bao gồm:

  • Hỗ trợ các giai đoạn, quá trình vận hành của khách sạn.
  • Không có phí ẩn.
  • Quá trình đồng bộ diễn ra hoàn hảo, không trục trặc.
  • Có công cụ báo cáo, phân quyền cho nhân viên.

 

Nó có cho phép bạn bán phòng hiệu quả không?

Công cụ quản lý kênh nhận phòng trực tiếp từ website khách sạn, các kênh OTA và GDS đều quan trọng như nhau.

Nó sẽ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát khoảng không quảng cáo và giá của bạn trên nhiều kênh. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các báo cáo để tìm hiểu xem kênh nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho bạn.

 

Đó có phải là giải pháp có thể mở rộng phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, thì cũng đều cần một sản phẩm có quy mô phù hợp. Khi chọn phần mềm, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó sẽ tiếp tục được cải thiện, nâng cấp cũng giống như việc mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn.

 

Ngoài ra, hãy chọn giải pháp phần mềm quản lý khách sạn cho phép bạn chỉ lấy những gì bạn cần và không trả quá nhiều cho các chức năng không cần thiết. Có như vậy, bạn mới có thể tối ưu được nguồn lực, và đem lại hiệu quả như mong muốn khi kinh doanh khách sạn.

Lợi ích sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng POS khách sạn được tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn PMS

Việc ứng dụng giải pháp đồng bộ hệ thống quản lý và dịch vụ với phần mềm quản lý Pms sẽ giúp khách sạn tối ưu hơn quy trình xử lý đặt phòng và hoạt động quản lý bán hàng tại khách sạn bằng những lợi ích thiết thực.

 

Quản lý từ xa hiệu quả

Nhiều khách sạn tin tưởng lựa chọn và sử dụng các Giải pháp PMS trên nền tảng Cloud trong hoạt động kinh doanh khách sạn. Điều này không chỉ giúp khách sạn linh động theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh bán hàng và dịch vụ ở mọi lúc mọi nơi, mà còn dễ dàng truy cập trên mọi giao diện thiết bị như di động, máy tính bảng, máy tính xách tay…

 

Cải thiện hiệu quả và chất lượng quy trình công việc

Việc sử dụng hệ thống với giao diện thân thiện và trực quan sẽ giúp nhân viên thao tác tạo hóa đơn nhanh chóng và tức thời, cho phép cập nhật và phân loại các mặt hàng/ dịch vụ.

 

Quản lý báo cáo chặt chẽ và chi tiết

Với tính năng liên kết với hệ thống quản lý kho, hệ thống quản lý bán hàng trên PMS giúp tự động thống kê số lượng hàng hóa tồn kho, cảnh báo hạn mức đối với mặt hàng còn ít. Đồng thời, phần mềm còn cho phép theo dõi và phân loại chi tiết các loại báo cáo doanh thu theo từng nhóm hàng hóa và dịch vụ, theo dõi chi tiết hóa đơn bán lẻ và báo cáo công nợ tổng hợp.

 

Theo dõi và xử lý thanh toán nhanh chóng, chính xác

Khi hệ thống quản lý bán hàng được tích hợp trên hệ thống PMS thì toàn bộ thông tin dịch vụ/ hàng hóa khách sạn sử dụng tại các khu vực như spa, nhà hàng... sẽ được lưu trữ và ghi lại các giao dịch chi tiết ở thông tin đặt phòng và khách có thể thanh toán bao gồm tiền phòng và dịch vụ khi trả phòng.

 

Không phải đầu tư mua thêm từ một đối tác cung cấp khác

Thay vì khách sạn phải hợp tác và sử dụng nhiều hệ thống khác nhau, thì khách sạn chỉ cần sử dụng hệ thống quản lý phòng PMS có tích hợp với tính năng quản lý dịch vụ thêm bán hàng, để giúp việc vận hành được thuận tiện và hiệu quả hơn.

 

Cơ sở xây dựng chiến lược Marketing hiệu quả

Thông tin chi tiết về các loại hình dịch vụ và hàng hóa được khách hàng sử dụng trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn cũng được lưu lại trên hệ thống quản lý khách hàng được tích hợp trên hệ thống phần mềm quản lý phòng PMS.

Dựa vào thông tin này, khách sạn có thể xây dựng chiến lược marketing khách sạn nhằm tiếp cận khách hàng, tạo m��i quan hệ bền chặt và cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng.

 

Tóm lại, sự kết hợp giữa Hệ thống phần mềm quản lý khách sạn PMS với tính năng bán hàng không chỉ giúp theo dõi quản lý các hóa đơn bán hàng theo thời điểm mà còn mang lại nhiều giá trị và lợi ích quan trọng trong việc vận hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh khách sạn về lâu dài cho khách sạn.

5 bí kíp cải thiện thứ hạng khách sạn trên OTA

Chủ khách sạn nên chú ý đến xếp hạng và những đánh giá, vì điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả doanh thu của khách sạn.

Chuẩn bị những phương án giải quyết và các phương tiện liên lạc giúp xử lý vấn đề trong mọi trường hợp, thậm chí khi mọi thứ vượt quá tầm kiểm soát của khách sạn.

 

Chủ động thu thập các đánh giá từ khách hàng

Khoảng thời gian khách còn lưu trú tại khách sạn sẽ là cơ hội để có thể thuyết phục và thu hút các nhận xét và đánh giá từ khách hàng về khách sạn.

Khách sạn có thể đào tạo nhân viên trong việc thu thập đánh giá của khách hàng, và cung cấp những phần quà nhỏ để khuyến khích họ để lại lời đánh giá.

 

Liên tục cải thiện nội dung trên OTA

Theo Expedia, đầy đủ thông tin thì khách sạn sẽ tăng 5% tỷ lệ chuyển đổi, còn nếu nhiều hình thì tỷ lệ này tăng thêm 4,5%.

Hồ sơ của khách sạn cũng phải được tối ưu phù hợp cho từng kênh OTA, để quảng bá các đặc điểm quan trọng và độc đáo của khách sạn.

 

Duy trì cân bằng giá giữa các kênh

Khách sạn cần tuân thủ đúng các thỏa thuận với OTA và duy trì tỷ lệ ngang giá như nhau trên tất cả các kênh đặt phòng của OTA nhằm tránh ảnh hưởng đến kết quả thứ hạng khách sạn trên OTA.

Điều sẽ đem lại hiệu quả và cải thiện tần suất hiển thị của khách sạn trên các kênh OTA và gia tăng số lượng đặt phòng.

 

Quản lý các kênh OTA hiệu quả

Khách sạn cần dõi, quản lý kênh để đẩy số lượng phòng trống mà đang có lên các kênh OTA phù hợp nhất. Điều này, sẽ giúp khách sạn tăng khả năng hiển thị nhiều hơn so với các khách sạn khác trên OTA và giúp quản lý tất cả các kênh OTA chỉ trên một nền tảng thay vì như trước đây phải quản lý riêng lẻ trên từng kênh OTA.

 

Việc sử dụng PMS phù hợp sẽ có lợi cho khách sạn rất nhiều, giúp cải thiện cải thiện thứ hạng khách sạn trên OTA, gia tăng số lượng đặt phòng trong thời gian dài. Blue Jay PMS là giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, nhiều giải pháp thiết thực giúp việc vận hành khách sạn diễn ra hiệu quả và ổn định hơn.

Channel Manager là gì trong kinh doanh khách sạn?

Channel Manager là một công cụ kết nối giữa khách sạn và các kênh OTA (Online Travel Agent),  giúp kiểm soát tình trạng phòng trống và giá trên nhiều kênh phân phối online.

Hai ưu điểm chính mà Channel Manager mang lại cho các khách sạn, bao gồm:

  • Đóng/mở phòng linh hoạt và đồng bộ lên tất cả các kênh OTA đồng thời.
  • Đẩy giá và điều chỉnh giá linh hoạt lên các kênh OTA cùng một lúc, cập nhật tức thời.

 

Vậy tại sao khách sạn ngày nay nên sử dụng Channel Manager?

Tiết kiệm thời gian và công sức

Nhờ Channel Manager, việc đóng, mở phòng sẽ trở nên nhanh chóng và linh hoạt. Thay vì phải đăng nhập vào từng tài khoản extranet, bạn chỉ cẩn sử dụng 1 kênh channel manager để làm điều đó.

 

Nhanh chóng và hiệu quả

Tích hợp Channel Manager, thao tác đóng mở phòng sẽ hoàn toàn tự động trên tất cả các kênh OTA.

 

Quản lý giá linh hoạt

Channel Manager giúp khách sạn điều chỉnh giá linh hoạt, phù hợp với mùa vụ và phù hợp với công suất phòng tại từng thời điểm; dễ dàng điều chỉnh giá cho ngày thường, ngày cuối tuần hay ngày lễ cho các kênh OTA một lần duy nhất.

 

Tăng doanh thu

Tích hợp Channel Manager kết hợp với phần mềm quản lý khách sạn PMS, giúp khách sạn có dữ liệu đồng nhất, công suất phòng và tính tổng số phòng trống đúng, đủ từng thời điểm. Giúp khách sạn đẩy đúng số lượng phòng mình mong muốn lên các kênh OTA nhanh chóng, linh hoạt.

 

Vậy làm sao để sử dụng channel manager hiệu quả?

Chọn đúng kênh OTA hợp lý để tích hợp Channel Manager

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp channel manager với rất nhiều kênh OTA, tuy nhiên không phải kênh OTA nào cũng phù hợp với khách sạn càng không phải OTA nào cũng mang lại lợi ích kinh tế cho khách sạn.

 

Chi phí sử dụng phù hợp

Tiêu tốn thời gian kết nối nhiều kênh, để đáp ứng nhu cầu cơ bản của khách sạn đôi khi là nguồn lãng phí tài nguyên của khách sạn. Hãy chọn nhà cung cấp Channel Manager hiệu quả với chi phí sử dụng phù hợp.

 

Kết nối đồng bộ với Phần mềm Quản lý Khách sạn PMS

Việc sử dụng Channel Manager và phần mềm quản lý PMS giúp khách sạn theo dõi, đánh giá toàn diện thông tin đặt phòng ở các kênh phân phối: OTA, TA, Direct booking… Nhờ vậy khách sạn có cái nhìn toàn diện, phân tích sâu hơn tình hình kinh doanh thông qua các báo cáo, quản lý doanh thu, hiệu quả kinh doanh theo từng thời điểm…

 

Như vậy, Channel Manager là giải pháp giúp các khách sạn giải quyết vấn đề quản trị khách sạn, tối ưu doanh thu và vượt lên đối thủ trong cuộc chiến bán phòng. Việc tiếp cận người dùng hiệu quả, đúng giá, đủ số lượng phòng, nhanh chóng, kịp thời sẽ giúp cho việc kinh doanh ngày một đi lên.